Siedem tysięcy ryz papieru do drukarek i kserokopiarek planuje kupić Urząd Dzielnicy Wola na przyszły rok. Urzędnicy chcą też nabyć m.in. satynowy papier w kolorze écru, papier fotograficzny i kartki w formacie A3.
Ogłoszony został przetarg na dostawę papieru do urzędu. – Takie zużycie jest szacowane na rok 2014 – tłumaczy Joanna Rutkowska z Urzędu Dzielnicy Wola. – Zakup zabezpieczy potrzeby urzędu dzielnicy w związku z przygotowywaniem i wydawaniem decyzji administracyjnych generowanych w wersji papierowej na mocy obowiązujących ustaw, których urząd jest wykonawcą.
Jak dodaje, w okresie podatkowym Wydział Budżetowo-Księgowy rozsyła do podatników około 355 tys. decyzji o kwocie należnego podatku, czy też wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego. Ponadto urzędników obowiązują ustawowe wymogi archiwizacyjne, np. decyzji, które muszą być przechowywane w wersji papierowej przez dwa, pięć, dziesięć i więcej lat.
Urzędnicy starają się jednak ograniczyć zużycie papieru ksero. – Np. zaleca się powtórne wykorzystanie papieru przy próbnych wydrukach, drukowanie „dwustronne” o ile nie ma normatywów ustawowych co do wyglądu dokumentu lub decyzji ? tłumaczy Joanna Rutkowska. – Część korespondencji nie wymagającej pisemnego potwierdzenia lub nie wymagającej archiwizowania przekazywana jest w wersji elektronicznej.
W wolskim urzędzie wdrażany jest też system elektronicznych i e-mailowych faksów, dzięki czemu będzie można zrezygnować z faksów konwencjonalnych. W ramach zmniejszania zużycia papieru urząd kupuje również urządzenia wielofunkcyjne – skanery, które umożliwiają elektroniczną obróbkę dokumentów.
